关于做好2020级新生建档工作的通知

各系：

学生档案是记录学生入校、在校及离校情况的重要资料，并与学生就业派遣挂钩，为做好2020级新生建档工作，现就有关事项通知如下。

一、工作内容

（一）档案材料填写与收集

各系组织学生按要求填写《新生入学登记表》（纸质版＋电子版，见附件1），以班级为单位对新生档案材料进行收集、审核，需要收集的材料有：1.《高中（或中专）档案》；2.《新生入学登记表》（纸质版＋电子版）；3.《入学体检表》；4.定向委培生还需上交委培协议书。

（二）档案材料归档

各系从学生处档案室领取档案袋，按要求填写档案袋封面，按照“一人一袋”将新生的上述档案材料装入档案袋中。各班辅导员对照档案袋中装入的档案材料，按要求填写《学生档案材料归档情况登记表》（纸质版+电子版，见附件2）。

（三）整理排序

各系新生档案以班级为单位，按照学号从小到大的顺序进行整理排列；《新生入学登记表》（电子版）以“学号＋姓名＋身份证号”进行命名（例：****16010701张三43070220****1200**），分班级建立文件夹，《学生档案材料归档情况登记表》（电子版）放入班级文件夹中，文件夹以班级名称命名。

（四）档案移交

各系将整理好的档案及经签字盖章的《学生档案材料归档情况登记表》（纸质版）分班级打捆，统一移交至学生处档案室。将整理好的《新生入学登记表》（电子版）和《学生档案材料归档情况登记表》（电子版）统一打包发送至QQ：122210949。档案室对照《学生档案材料归档情况登记表》对学生档案材料进行检查，核对无误后接收档案。

二、完成时间

12月25日之前

三、工作要求

（一）新生的《高中（或中专）档案》必须归档，未交者须由班主任或辅导员出示一份《证明》（见附件3），《证明》放入学生档案袋中，《存根》另交至学生处档案室留存。

（二）《新生入学登记表》须由学生如实填写，填写内容及格式参照模板（见附件4），填表过程中不得随意调整表格格式，须保持表格原貌?！缎律胙У羌潜怼罚ㄖ街拾妫┬胝程淮缑夤谡掌?，电子版须在相应位置插入电子照片?！缎律胙У羌潜怼罚ㄖ街拾妫┩骋挥肁4纸打印，表格中老师签名须由本人手写，系部审核盖章须规范。

（三）档案袋封面须使用黑色中性笔填写，字迹工整，不得随意涂改。封面上“档案编号”和“材料目录”两项内容不填写，其它信息均须准确、完整填写，填写要求参照模板（见附件5）。封面上 “家庭住址”信息内容须与学生身份证上 “住址”信息保持一致，“家庭住址”中“省、市、县”三级行政区须准确、完整填写。若同一班级学生有重名的情况，请在档案袋上用铅笔注明学生身份证号以示区分。

（四）档案材料装袋时务必核查清楚，要求对号入座，切忌张冠李戴。

（五）《学生档案材料归档情况登记表》由辅导员或班主任根据学生档案材料的完备情况进行填写，有则打“√”，无则不填（未上交《高中（或中专）档案》，只交《证明》的情况，按照“无”处理）?！堆蛋覆牧瞎榈登榭龅羌潜怼罚ㄖ街拾妫┬胧褂肁4纸双面打印，辅导员或班主任签名须手写，系部盖章须规范。

四、注意事项

（一）本次移交的档案中不包括团组织关系档案，若《高中（或中专）档案》中包含，请取出。

（二）少部分学生的《高中（或中专）档案》以邮寄方式送达至学院招生处（院办公楼二楼203室），请各系通知学生携带身份证前去领取。

（三）各系移交档案时，先移交纸质档案，待检查通过后，再提交最终定版的电子资料。

（四）移交档案时，为避免时间冲突，请提前与学生处档案室联系，商定移交时间。

附件：1. 新生入学登记表

     2. 学生档案材料归档情况登记表

     3. 证明

     4. 新生入学登记表（填写模板）

     5. 档案袋封面（填写模板）

学生处   

  2020年11月9日